Kolorowy pasek
Kolorowy pasek

Archiwum zakładowe

Archiwum zakładowe mieści się na parterze budynku Urzędu Miasta i Gminy w Ćmielowie przy ulicy Ostrowieckiej 40 


 Osoba odpowiedzialna: Justyna Bajerczak -zastępca  kierownika USC , tel 15 8612018 wew.16


 Symbol : AR.1630


Podstawa prawna
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983r.o narodowym i archiwach (Dz.U. z 2006r. Nr 97 poz 673 z późn. zm.).
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych( Dz. U z 2011 r. Nr 14 poz 67)
Archiwum  zapewnia odpowiednią ewidencję dokumentów, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.
 
1.  Materiały archiwalne ,A’ przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat. Po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
2. Dokumentację niearchiwalną ,B’ archiwum zakładowe przechowuje przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
 
Do zadań archiwum zakładowego należy:

1. przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
2. porządkowanie akt zgodnie z wymogami instrukcji archiwalnej,
3. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
4. udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
5. przekazywanie materiałów archiwalnych (akta kategorii A) do archiwum państwowego,
6. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akta kat. B) i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywaniu  wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego,
7. stała dbałość o właściwe przechowywanie i konserwację przejętych akt.

Udostępnianie akt:
1. Akta przechowywane w archiwum udostępnione do celów służbowych i innych, są do wglądu w lokalu archiwum.
2. Korzystanie z akt do celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępnienia podpisanej przez kierownika komórki
organizacyjnej, w której akta wytworzono.
3. Wypożyczenie akt poza lokal archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na ściśle wyznaczony okres.
4. Nie należy wypożyczać poza archiwum akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną które je wytworzyła, akt uszkodzonych  oraz ewidencji zasobu archiwum.
5. Korzystanie z akt przechowywanych w archiwum zakładowym przez placówki naukowe, instytucje środków masowego  przekazu i inne instytucje, wymaga każdorazowo zgody Burmistrza.
6. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe. Nie wypożycza się pojedynczych akt zawartych w teczce.
7. Akta udostępnia osoba prowadząca archiwum zakładowe na podstawie karty udostępniania, wkładając w miejsce wyjętych   teczek teczkę zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki. Przy zwrocie akt pracownik archiwum sprawdza  ich stan. Fakt odbioru odnotowuje na karcie udostępniania.
8. Korzystający z akt ponosi pełną odpowiedzialność za wypożyczone lub udostępnione dokumenty.
9. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń, osoba prowadząca archiwum sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający akta oraz jego zwierzchnik. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się  miejsce zagubionych akt lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi egzemplarz doręcza się kierownikowi komórki organizacyjnej, z której akta udostępniono, trzeci – przechowuje się w specjalnej teczce.

Za sporządzanie dokumentów z akt archiwalnych Urzędu pobiera się opłatę administracyjną w wysokości 15zł od jednego dokumentu. Opłata administracyjna płatna jest z chwilą dokonania czynności urzędowej.

Metadane

Źródło informacji:Jakub Wojtkiewicz
Data utworzenia:(brak danych)
Wprowadził do systemu:Jakub Wojtkiewicz
Data wprowadzenia:2011-04-06 09:30:08
Opublikował:Jakub Wojtkiewicz
Data publikacji:2011-04-06 09:31:41
Ostatnia zmiana:2011-04-08 08:58:19
Ilość wyświetleń:5922

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Zamknij